domingo, noviembre 28, 2021

CÓMO PLANIFICAR EL PERFIL DEL PERSONAL

En artículos anteriores hemos visto la manera de cómo estructurar nuestras organizaciones para crear una cultura organizacional idónea, en dónde tanto el cliente interno como externo se sienta satisfecho. Y es por ello que hemos conversado de la misión, visión, objetivos, organigramas y políticas.

En esta oportunidad quiero expresarles la forma de planificar el perfil del personal requerido en las empresas, partiendo del hecho que el capital humano es la razón de ser de las organizaciones. Ya que, a través de este, podemos ser más productivos y competitivos.

¿Cómo determinamos los puestos de trabajo?

Para comenzar, se debe decir que al estructurar las organizaciones se originan puestos de trabajo que tienen que ser cubiertos. ¿Cómo determinamos los puestos de trabajo? A través de un análisis de los mismos, en donde se determinan los deberes, la naturaleza y los tipos de personas que deben ocuparlos.

Según Zelaya, J., en su libro Clasificación de puestos, indica: “El análisis de puestos es el proceso por medio del cual se identifican las tareas, responsabilidades, características y condiciones del puesto y las habilidades, destrezas y educación que debe poseer la persona que desempeñe un puesto determinado. Y desde luego, todas las relaciones que existen con otros puestos de la empresa o institución”.

Dentro de la importancia del análisis de puestos podemos determinar lo siguiente:

1.   Observar las actividades que deben hacerse dentro de la organización, de acuerdo a la naturaleza de la misma, pero que no están siendo ejecutadas.

2. Al conocer cuáles son las actividades que debe realizar la persona dentro de la organización, el encargado de recursos humanos tendrá mayor facilidad para reclutar y seleccionar al candidato.

3.   El departamento de talento humano tendrá más definido el tipo de capacitación que debe tener la persona dentro de la empresa. Para que ejecute mejor sus actividades y/o para que sea removido hacia otro puesto, asegurando de esta manera una carrera más fortalecida dentro de la organización.

4.  Establecer sistemas de remuneración de acuerdo a las competencias que debe tener la persona dentro de la organización.

5.  Condiciones de trabajo que deben mejorarse para una mejor productividad de la persona.

La mejor manera de realizar un análisis de puestos de trabajo, a mi parecer, es: reunir toda la información que se tenga dentro de la empresa como organigramas, diagramas de proceso y/o descripciones de cargo. Entrevistando a través de un cuestionario a los empleados sobre el puestos y sus responsabilidades. Revisar la información con el trabajador y un superior inmediato de tal manera que se verifique que lo recopilado es lo correcto, que se ha entendido por los involucrados y que se ha aceptado.

Los errores más frecuentes

Cabe mencionar que uno de los errores más frecuentes que se cometen, al momento de hacer una descripción de cargos, es que se hacen independientemente sin tomar en cuenta al personal que labora dentro de la empresa.

De acuerdo nuevamente con el autor Zelaya, J., en su libro Clasificación de puestos, la metodología general se basa en tres fases:

a)    Recopilación de la información: a través de toda la documentación que tenga la empresa en la actualidad.

b)     Análisis de la información general: a través de entrevistas o cualquier instrumento que el consultor decida. De igual manera sugiere la creación de un comité de apoyo gerencial que incluirá al presidente ejecutivo, al gerente general o director general y a los funcionarios que se designen.

c)   Reuniones: estas se deben hacer cada cierto tiempo, para intercambiar información que facilite el avance del estudio, para entregar avances y el informe final.

El informe final

El informe final de todo análisis de puestos, a mi parecer, es el manual de descripción de cargo, el cual es una herramienta administrativa que describe:

  • El objetivo general del cargo,
  • Las funciones,
  • Actividades y/o tareas,
  • Las responsabilidades,
  • Las condiciones ambientales y riesgos del trabajo,
  • Las interrelaciones internas y externas y
  • El perfil que se requiere para el puesto. 

Según Castillo, J., en su libro Administración de personal, un enfoque hacia la calidad, indica “el resultado del análisis se presenta ahora en un esquema formal. En esta etapa el cargo aparece en la forma en que debe funcionar, como consecuencia de las modificaciones que pueden introducirse durante su análisis”.

Frecuentemente, un manual de descripción de cargos debe contener lo siguiente:

  • Logo,
  • Nombre completo de la empresa,
  • Dirección de la empresa,
  • Página actual y número de páginas que contiene el manual,
  • Código del manual,
  • Versión del manual,
  • Nombre y apellido de la persona que elaboró el manual,
  • Nombre y apellido de la persona que revisó el manual; y
  • Nombre y apellido de la persona que aprobó el manual.

De igual manera debe contener la introducción, el alcance y el objetivo del manual; se debe colocar el índice alfabético, las instrucciones sobre el uso del manual, el instructivo para la actualización y mantenimiento del mismo. Así como también la descripción de cargos la cual debe tener un código por cargo.

Por último, es importante decir que a medida que las organizaciones cambien estos manuales deben ser reemplazados para evitar que el manual quede obsoleto. Según Castillo, J., “aunque la descripción de cargos enmarca y estructura el trabajo alrededor de los resultados esperados por la empresa, si es realizado adecuadamente debe dejar espacio para la creatividad e iniciativa de sus ocupantes, en la solución de los problemas que puedan surgir como obstáculos en el logro de dichos resultados”.

Recordemos “La productividad nunca es accidental: es siempre una combinación de buena planificación, disciplina y dedicación” (anónimo).

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